Medewerkers plannen


Roosters worden binnen hrm365 per week gemaakt. Geldt voor jouw organisatie een roosterperiode van bijvoorbeeld vier weken? Doorloop onderstaande stappen dan viermaal.

Hrm365 biedt enkele praktische rooster hulpmiddelen. Zo kan er tijdens het roosteren gebruik worden gemaakt van Planning templates en eerder gemaakt roosters kunnen eenvoudig gedupliceerd worden. Volwassen organisaties, dat wil zeggen als medewerkers hun beschikbaarheid consequent up-to-date hebben, kunnen veel tijdswinst behalen door de functie Automatisch plannen te gebruiken.

{info} Plan jij nog niet met hrm365? Maak je volgende rooster met hrm365! Start direct: Meld je gratis aan!

Roosteren in hrm365

De essentie van het roosteren vindt plaats in de stappen twee – Tijdperiode en drie - Plannen. Bij het Finaliseren van een rooster worden alle medewerkers per e-mail op de hoogte gebracht van het nieuwe rooster.

Selecteer Locatie en Week

Om als manager (of planner) een rooster te maken klik je achtereenvolgens op de knoppen Roosters, Alle roosters en vervolgens Maak nieuw rooster. Het venster Maak nieuw rooster wordt getoond. Als eerst moet de Locatie voor het rooster geselecteerd worden, vervolgens dient de Week geselecteerd te worden. Optioneel kan er een Notitie worden toegevoegd. Deze notitie wordt toegevoegd aan het e-mailbericht dat verzonden wordt bij het finaliseren van het rooster.

Definieer tijdsperiode

In stap twee Tijdsperiode wordt een blanko rooster (template) klaargezet. In stap drie Plannen worden medewerkers gekoppeld aan de gedefinieerde tijdsperioden (shifts). Om nieuwe tijdsperioden toe te voegen aan het nieuwe rooster dient er een functie geselecteerd te worden onder het kader Nieuwe dienst en dient er aangegeven te worden hoeveel personen er op deze dienst geplaatst moeten worden. Vervolgens dient de nieuwe dienst de kalender ingesleept te worden, drag-and-drop.

Week- en dag weergave

Standaard wordt de kalender op weekweergave getoond. Als er meer dan vier functies gepland worden op een dag dan kan dit onoverzichtelijk worden. Schakel in dat geval over naar de dag weergave.

Rooster templates

Eerder gedefinieerde templates kunnen ingeladen worden door op de knop Template invoegen te klikken. Er kunnen meerdere templates na elkaar worden ingevoegd. Op deze manier kan er bijvoorbeeld een template gedefinieerd worden voor een reguliere werkweek en een los template voor een koopzondag.

Medewerkers plannen

Het toewijzen van medewerkers aan diensten gebeurt in stap drie. Per dienst dient gespecificeerd te worden welke medewerker deze oppakt. Als de beschikbaarheid door de medewerkers netjes ingevoerd is kunnen rooster automatisch gegenereerd worden met de knop Automatisch plannen.

De pagina Plannen voorziet in een zevental functionaliteiten om tot een afgewogen rooster te komen, te weten: Voortgang plannen, Available en unavailable employees, Plus-min balans, Personeelsbezetting, Financieel, Shift toevoegen en Automatisch plannen.

Voortgang plannen

Het overzicht Voortgang plannen geeft aan hoeveel uren er op dagen ingeroosterd dienen te worden en hoeveel uren er op die dagen reeds ingeroosterd zijn. In indicatie Vrijdag 8/32 geeft aan dat er nog 16 uur ingepland moet worden om de vrijdag bezet te hebben conform de template.

Available en unavailable employees

Idealiter wordt er een medewerker die getoond worden in het lijstje Available op de desbetreffende dienst geplaatst. Medewerkers worden als Available gemarkeerd als ze voldoen aan onderstaande voorwaarden:

  • Zijn werkzaam op de desbetreffende Locatie;
  • Beschikken over de juiste Positie;
  • Beschikken over een actief Contract;
  • Hebben de juiste beschikbaarheid doorgegeven.

Plus-min balans

Een real-time overzicht van de actuele plus- en min-uren balansen van medewerkers vereenvoudigt het plannen aanzienlijk. Zodra diensten worden toegekend aan medewerkers wordt de plus- en min uren opnieuw doorgerekend.

Omdat de plus- en min-uren balans altijd vanaf week 1 doorgerekend wordt is het belangrijk dat er eenmalig een mutatieregel wordt toegevoegd aan het medewerkersprofiel zodra medewerkers bijvoorbeeld halverwege het jaar beginnen.

Als een nieuwe medewerker 40 uur per werk werkt en start in week 10 (40*10) moet er een mutatieregel van +400 uur aangemaakt worden. Zodra het rooster van week 10 ingevuld wordt er -40 uur gerapporteerd worden op de plus-min balans. Zodra week 10 volledig ingevuld is staat de plus-min balans weer op 0 uur.

Personeelsbezetting

Het overzicht personeelsbezetting geeft inzicht in welke medewerkers er reeds ingepland zijn, in aantallen diensten en totaal ingeplande uren. Met name voor roosters waar meer dan 20 diensten gepland worden geeft het overzicht personeelsbezetting snel een accuraat overzicht van de voortgang.

Financieel

Wat is de financiële impact van gemaakte keuzes in een bepaald rooster? Het overzicht financieel toont dit kengetal real-time. Zodra diensten gemuteerd worden, worden de totale kosten bijgewerkt. Rooster kostenbewust met het financieel overzicht.

Shift toevoegen

In stap drie Plannen kunnen diensten worden toegevoegd zonder eerst terug te keren naar stap twee Tijdperiode. Voor het toevoegen van nieuwe diensten dienen in ieder geval de Dag, Functie, Start- en Eindtijd gespecificeerd te worden. Nadat de dienst is toegevoegd kan deze worden toegewezen aan een medewerker.

Automatisch plannen

Automatisch planning is een erg prettige functionaliteit als diensten willekeurig ingepland mogen worden. Automatisch plannen houdt rekening met onderstaande criteria en plant alleen medewerkers in die als beschikbaar gemarkeerd zijn:

  • Zijn werkzaam op de desbetreffende Locatie;
  • Beschikken over de juiste Positie;
  • Beschikken over een actief Contract;
  • Hebben de juiste beschikbaarheid doorgegeven.

Samenvatting rooster

Stap vier Samenvatting toont een samenvatting van het zojuist gerealiseerde rooster. Controleer zorgvuldig of alle diensten correct ingevuld.

Finaliseer het rooster door op de knop Finaliseren en medewerkers op de hoogte stellen knop te klikken. Let op: Alleen de medewerkers die ingepland zijn op het rooster ontvangen het rooster per e-mail.

Planning templates gebruiken

In stap twee Tijdperiode wordt een blanko rooster voorzien van de gewenste diensten/tijdperioden. In veel branches zijn roosters relatief repeterend. In dergelijke situaties is het inefficiënt om wekelijks dezelfde diensten/tijdperioden te definiëren. Planning templates bieden uitkomst!

Om een nieuw template te maken dient er achtereenvolgens op de knop Roosters en Templates geklikt te worden. De pop-up Maak nieuwe template wordt geopend. Vul minimaal de velden Titel en Locatie in. Klik op de knop Template opslaan om het template op te slaan.

Reeds opgeslagen templates kunnen worden ingeladen in stap twee Tijdperiode. Klik op de knop Template invoegen, selecteer het gewenste template en bevestig met de knop Template invoegen.

Binnen een rooster kunnen meerdere templates ingeladen worden. Het kan dus praktisch zijn om bijvoorbeeld een koopzondag op te slaan in een separaat template.

Eerdere roosters dupliceren

Roosters kunnen op twee manieren gedupliceerd worden. De planner heeft de keuze om diensten alleen toe te wijzen aan medewerkers als deze daadwerkelijk beschikbaar zijn in overeenstemming met diens actuele beschikbaarheid. Hiertoe dient de checkbox ‘Only assign employees to shift if they are available’ ingeschakeld te zijn. Als de checkbox niet aangevinkt is wordt een een-op-een kopie gemaakt zonder te controleren of de beschikbaarheid van medewerkers dit toe laat.

Rooster exports

Gepubliceerde roosters kunnen geëxporteerd worden in Excel en pdf-format. Roosters moeten hiertoe de status Completed hebben.