Personeelsdossier


Het personeelsdossier bevat alle medewerker specifieke gegevens. Alle beschikbare tabbladen en velden op deze pagina toegelicht. De volgende tabbladen worden in chronologische volgorde besproken: Persoonlijk, Account, Dienstverbanden, Beschikbaarheid, Roosters, Documenten, Verlofmutaties, Verlof, Overuren, Plus-min mutaties, Adressen en Noodcontacten

{info} Plan jij nog niet met hrm365? Maak je volgende rooster met hrm365! Start direct: Meld je gratis aan!

Persoonlijk

Het tabblad persoonlijk toont alle relevante medewerker informatie, contact informatie, persoonlijke informatie en bank informatie. Alle beschikbare velden zijn optioneel en kunnen derhalve leeg gelaten worden. Je bepaald zelf in hoeverre je de persoonlijke gegevens invoert.

Naast de relevante medewerker informatie worden de functies getoond waarop de betreffende medewerker ingeroosterd kan worden.

Om velden in te kunnen vullen klink je rechtsondeer op de knop Wijzig en daarna op de knop Opslaan.

Account

Het tabblad account toont account informatie: E-mailadres (en tevens Loginnaam), de Rol die een medewerker toegewezen heeft gekregen, de datum waarop het account aangemaakt is en de datum waarop het laatst activiteit waargenomen is.

Door op de knop Wachtwoord opnieuw instellen te klikken verschijnt er een dialoog vanuit waar een reset link geopend, gekopieerd en gemaild kan worden. Door de reset link te kopieren kan deze bijvoorbeeld gedeeld worden via Whatsapp.

Dienstverbanden

Op het tabblad dienstverbanden worden alle toegewezen dienstverbanden getoond. Dienstverbanden kunnen actief en verlopen zijn. Een medewerker kan een of meer dienstverbanden hebben.

In de instructie omtrent contracten wordt stilgestaan bij de beschikbare dienstverband/contract velden en de relevantie ervan bij het maken van roosters.

Beschikbaarheid en doorlopende beschikbaarheid

Op het tabblad beschikbaarheid kan de actuele beschikbaarheid ingezien worden. Ook kunnen er mutaties in de beschikbaarheid doorgevoerd worden, hiertoe dient op de knop Wijzig geklikt te worden.

Onder de dagspecifieke beschikbaarheid kan ook de zogenaamde doorlopende beschikbaarheid ingesteld worden. Doorlopende beschikbaarheid wordt veel gebruikt door medewerkers met een relatief statisch werkpatroon. Op het moment dat er gekozen wordt voor de doorlopende beschikbaarheid hoeven alleen dagspecifieke afwijkingen in de kalender opgenomen te worden.

Wijzigingen in de doorlopende beschikbaarheid kunnen gemaakt worden door de gewenste dagen te activeren met de aan/uit switch. Vervolgens dienen de beschikbare van-tot tijden met de slider geconfigureerd te worden. Herhaal dit voor de overige gewenste dagen. Klik altijd op Save om de wijzigingen gemaakt in de doorlopende beschikbaarheid op te slaan.

Roosters

Nadat roosters worden opgeleverd ontvangen medewerkers de roosters per e-mail. Ook kunnen medewerkers hun dun ingeroosterde diensten inzien via het menu Roosters gevolgd door het submenu Mijn diensten.

Om historische roosters in te zien kunnen deze opgevraagd worden onder het tabblad Roosters in het personeelsdossier. Bij het downloaden van de roosters worden ze als PDF geëxporteerd.

Documenten

Belangrijke documenten kunnen beveiligd worden opgeslagen in het personeelsdossier. Het is aan de medewerker en diens werkgever welke documenten opgeslagen (geupload) worden, zei zijn ook de eigenaar van de documenten. Hrm365 is slechts de verwerker.

Verlofmutaties

Het verlofmutatie overzicht toont de maandelijks opgebouwde wettelijke en bovenwettelijke verlofdagen voor medewerkers met vaste uren. De verlofopbouw wordt berekend aan de hand van de contracturen in een periode gedeeld door de bedrijfsuren (40 uur per week) in de periode.

  1. Het betreft een maandverloning (12 periodes)
  2. Het fulltime verlofsaldo bij een bedrijf is 200 uur.
  3. Fulltime rooster bedrijf: 40 uur per week
  4. Medewerker rooster: 5 uur per week

De gemiddelde bedrijfsuren zijn dan 40 x 52 / 12 = 173,33 uur. De gemiddelde medewerker uren zijn dan 5 x 52 / 12 = 21,67 uur. De opbouw van het verlof is dan 21,67 / 173,33 x (200 / 12) = 2,08 uur, dit zal de opbouw van de uren reservering zijn.

Het is niet mogelijk om af te wijken van deze berekening met de uren reservering.

In algemene zin: Gemiddelde medewerker uren / gemiddelde bedrijfsuren x (fulltime verlofsaldo / aantal periodes) = opbouw aantal uren

Overuren

Het kan zijn dat medewerkers uren werken die niet initieel ingeroosterd zijn. Deze uren worden gespecificeerd in het tabblad overuren.

Plus-min mutaties

Plus- en minuren worden gecreëerd als de effectief gewerkte uren afwijken van de contracturen.

Voorbeeld: Plus- en minuren worden altijd berekend vanaf 1 januari (week 1). Als een nieuwe medewerker met een 40 urig contract start vanaf week 10 dient er een plus-min mutatie toegevoegd te worden van 360 uur. Hiermee wordt de plus-min balans tot en met week 9 gecorriceerd naar 0. Zodra het rooster voor week 10 gerealiseerd wordt start de nieuwe medewerker met -40 uur.

Adressen

Het adressen tabblad spreek voor zich. Medewerker specifieke adressen kunnen hier beheerd worden.

Noodcontacten

In een personeelsdossier zijn noodcontacten onmisbaar. In het geval van calamiteiten moet je als werkgever direct weten welke noodcontact geïnformeerd dienen te worden over hetgeen voorgevallen.