Beschikbaarheid


Beschikbaarheid speelt vaak een belangrijke rol rondom roosteren. Veelal worden roosters door de managers gemaakt op basis van de door de medewerkers doorgegeven beschikbaarheid. Omdat niet iedere organisatie op dezelfde manier tot een afgewogen rooster komt heeft hrm365 diverse opties om een en andere af te stemmen op de specifieke behoefte van jouw organisatie.

{info} Plan jij nog niet met hrm365? Maak je volgende rooster met hrm365! Start direct: Meld je gratis aan!

Beschikbaarheid doorgeven

Alvorens roosters gemaakt worden dienen medewerkers hun beschikbaarheid door te geven. Dit doen ze door, nadat ze ingelogd zijn, op de knop Kalender te klikken. De kalender van de desbetreffende maand wordt getoond. Klik vervolgens op een dag van waar de beschikbaarheid doorgegeven moet worden, de pop-up Wijzig beschikbaarheid wordt getoond.

Standaard is de beschikbaarheid switch geactiveerd (groen). Met de range slider kan de van (12:00) tot (20:00) tijd gespecificeerd worden. Met de snelkoppelingen Ochtend, Middag en Avond kan de range slider versneld ingesteld worden. De snelkoppelingen zijn op mobiele apparaten zeer praktisch. Bevestig de selectie door op de knop Opslaan te klikken. Om beschikbaarheid voor een serie aaneengesloten dagen door te geven dient er op de knop Opslaan en ga naar volgende dag geklikt te worden.

Om een dag te markeren als niet-beschikbaar te markeren dient de beschikbaarheid switch gedeactiveerd (rood) te worden. De range slider zal ook verborgen worden. Bevestig de selectie door op de knop Opslaan of Opslaan en ga naar volgende dag te klikken.

Roosters worden vaak per week of per maand gemaakt. Het is dus verstandig de beschikbaarheid enkele weken in het voren in te voeren. Wijzigingen kunnen te allen tijde doorgegeven worden.

Doorlopende beschikbaarheid

Medewerkers die structuur hebben in hun beschikbaarheid kunnen gebruikmaken van de functionaliteit doorlopende beschikbaarheid. Doorlopende beschikbaarheid kan ook worden ingesteld via de Kalender.

Activeer de switch achter Schakel terugkerende beschikbaarheid in. De dagen maandag tot en met zondag worden getoond inclusief de bekende range slider. Per dag kan doorlopende beschikbaarheid in- of uitgeschakeld worden door middel van de diverse switches. Vervolgens kunnen per dag beschikbare uren worden gespecificeerd met de range slider.

Het is belangrijk dat de ingestelde doorlopende beschikbaarheid wordt bevestigd door op de knop Save te klikken.

Beschikbaarheid manipuleren als manager

Als manager zijn er in ieder geval twee scenario’s denkbaar wanneer het wenselijk is de beschikbaarheid van een medewerkers te manipuleren:

  1. De medewerker is niet in staat geweest zijn/haar beschikbaarheid tijdig in te voeren;
  2. De medewerker heeft vaste diensten en zijn/haar doorlopende beschikbaarheid dient eenmalig ingesteld te worden.

In beide scenario’s dient er naar het desbetreffende personeelsdossier genavigeerd te worden. In het personeelsdossier kan de beschikbaarheid ingezien en gewijzigd worden onder het tabblad Beschikbaarheid. Het bovenste deel van het tabblad Beschikbaarheid toont de Kalender, het tweede deel toont de zogenaamde doorlopende beschikbaarheid.

Alvorens er wijzigingen aangebracht kunnen worden dient er rechts onderin op de knop Wijzig geklikt te worden. Na het doorvoeren van de mutaties dienen deze bevestigd te worden door op de knop Stop wijzigen te klikken.

Beschikbaarheid medewerkers in- en uitschakelen

Niet voor iedere organisatie is het relevant om de beschikbaarheid van medewerkers te ontvangen alvorens er roosters gemaakt worden. Denk bijvoorbeeld aan organisaties waarbij medewerkers vaste uren hebben binnen een werkweek.

Om het doorgeven van beschikbaarheid door medewerkers uit te schakelen dient de switch Disable the ability for employees to provide their availability ingeschakeld te worden onder Instellingen, Overige en tenslotte Scheduling.

Beschikbaarheid indicator tijdens roosteren

Tijdens het roosteren, bij het toewijzen van diensten aan medewerkers, wordt er een dropdown menu getoond met twee headings: Available employees en Unavailable employees. Er moet aan vier voorwaarden voldaan worden om al Available employee gemarkeerd te worden.

  1. De desbetreffende medewerkers moet gedurende de gehele dienst beschikbaar zijn;
  2. Er moet een actief dienstverband zijn. D.w.z., de einddatum mag niet in het verleden liggen;
  3. Diensten zijn altijd aan functies gelinkt. De betreffende medewerker moet minimaal aan dezelfde functie toegevoegd zijn;
  4. Uiteraard moet de medewerker ook aan de locatie toegevoegd zijn waarvoor het rooster gemaakt wordt.